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Existem uma série de fatores que podem facilitar o dia a dia da administração de uma farmácia. As rotinas administrativas são processos que envolvem a definição de metas, o planejamento de atividades e a execução de estratégias dentro da loja.
Elas também garantem que a gestão de pessoas seja cada vez mais efetiva, evitando ruídos e falhas na comunicação. Em seu site oficial, a Farmarcas dá mais detalhes.
Rotinas administrativas: como aplicá-las?
Contemplam processos sistemáticos que são usados na gestão de um empreendimento, envolvendo a organização das tarefas e das atividades dos funcionários. Para implantá-las, é preciso, antes de tudo, descentralizar funções dos proprietários da farmácia, delegando responsabilidades aos membros da equipe.
Dessa forma, eles terão tempo para entender e pensar em como melhorar os processos.
Tipo de rotinas
1 – Utilização de responsogramas
Os responsogramas trazem, detalhadamente, as funções de todos os colaboradores da farmácia. Devem mostrar, além das responsabilidades, os diferenciais e o preparo técnico. Dentro dele, todos da equipe têm acesso ao Procedimento Operacional Padrão (POP).
2 – Controle de estoque
É por meio desse controle que a farmácia sabe tudo que entra e sai diariamente. Assim, garante o atendimento a todos os clientes, o que impacta diretamente os custos e benefícios.
3 – Estabelecer processos de compras
Na Farmarcas, existem dois processos de compras: o Compra Centralizada e o SIC HBN (Higiene, Beleza e Nutrição). No primeiro, há um calendário de compra mensal, onde o associado se organiza e faz a reposição do estoque aproveitando as melhores condições de compra. O segundo ocorre sempre na terceira semana do mês.
4 – Saber gerenciar pessoas
Muito mais do que as particularidades do setor de Recursos Humanos, o gerenciamento de pessoas é o equivalente a conhecer seus pontos fortes e fracos, sabendo como melhorá-los.
É saber a diferença de cada integrante da equipe e entender como eles podem se complementar no trabalho.
5 – Conhecer o sistema utilizado
Geralmente, o sistema contempla as principais ferramentas utilizadas pela equipe. Saber como utilizá-lo é fundamental.
6 – Acompanhar os indicadores
É fundamental analisar o giro de medicamentos e a demanda de determinados produtos. Isso manterá o estoque da farmácia saudável e ajudará a proporcionar boas compras e a lidar com a sazonalidade dos produtos.
Permite medir os resultados da farmácia de forma estratégica, avaliando vendas por categorias de produtos, despesas fixas e variáveis, entre muitas outras.
Rotinas administrativas x gerenciais
A Farmarcas esclarece que importante entender as diferenças entre as rotinas administrativas e gerenciais. Enquanto as primeiras tratam de uma perspectiva mais ampla dos processos e estratégias, as gerenciais se concentram nas metodologias que serão colocadas em prática.
Veja também: 10 estratégias de gestão para as farmácias