A conciliação bancária é essencial para a saúde financeira de qualquer farmácia, independentemente do porte. Por meio dela, é possível identificar fraudes, lançamentos errados e valores que não estão constando no extrato bancário da empresa. Além disso, ela traz precisão nos dados, o que facilita a tomada de decisão e o planejamento.
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Ronaldo Simões, diretor comercial da Netunna Software, participou do programa É de Farmácia e explicou a importância de realizar o acompanhamento bancário: “A conciliação bancária é o controle de tudo o que entra e sai da conta bancária da empresa. É necessário verificar transações via PIX, cartões de crédito e débito, boleto bancário, depósito, entre outras formas de recebimento. O importante é conferir se todos os valores entraram na conta corretamente, conforme previsto”.
O especialista destacou que perdas com a falta da conciliação bancária podem chegar a 0,5% do faturamento de uma farmácia: “Taxas cobradas indevidamente, aluguéis de máquinas de cartão que já foram desligadas, tarifas em desacordo, cancelamentos de transações e até antecipações não autorizadas são alguns fatores que acarretam perdas. O percentual dos lojistas que têm e-commerce é maior, pois existe o chargeback, que acontece quando uma cobrança é contestada pelo titular do cartão e o valor é devolvido. Até mesmo essa situação precisa de acompanhamento”, alerta Simões.
O especialista trouxe o exemplo de um empresário que possui uma rede de 30 farmácias, em Curitiba. Ele conseguiu reaver mais de R$ 30 mil em três meses fazendo a conciliação bancária: “Esse número reforça a necessidade de as empresas contratarem uma ferramenta de conciliação bancária ou realizar a atividade internamente”. Ronaldo também explicou a diferença dos percentuais da taxa do rotativo e da antecipação de recebíveis: “As taxas, no rotativo, variam de 2% a 4%, e na antecipação de recebíveis podem chegar a 10%”, um percentual elevado que reduz a margem de lucratividade da farmácia, porque, no fim das contas, ela vai receber bem menos que esperava.
Organize o processo de conciliação bancária
Geralmente, as operadoras trabalham com um resumo das maquinetas que vai remeter para o extrato bancário. Por exemplo, se a farmácia fizer uma venda de R$ 1 mil no crédito rotativo, com uma taxa de 2%, deverá cair em sua conta o valor de R$ 980 dentro de 30 dias. Os resumos variam de acordo com as bandeiras. No entanto, é preciso acompanhar o extrato bancário para ter a certeza de que a adquirente fez o pagamento como previsto.
O proprietário ou gestor financeiro pode realizar o controle internamente com a sua equipe, embora seja mais trabalhoso fazer tudo manualmente. Se assim preferir, será necessário seguir uma rotina diária: separe o resumo de vendas da maquineta, no dia seguinte confira se o resumo foi confirmado pela operada e 30 dias depois verifique se o valor caiu na conta com a taxa descontada. Como a farmácia vende todos os dias, esses processos devem ser diários, caso contrário a farmácia corre o risco de perder o controle.
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Se a farmácia tiver um volume baixo de transações, é possível realizar o controle manual. Porém, se o volume e o número de lojas forem altos, a melhor opção é terceirizar a conciliação ou contratar um sistema específico para isso.
No entanto, atualmente, com os avanços da tecnologia, é desnecessário fazer a conciliação manualmente, pois já existem sistemas e plataformas especializadas, a preços acessíveis, que fazem esse controle para as farmácias. Um dos grandes benefícios de automatizar é reduzir a margem de erro humano.
“Por incrível que pareça, ainda é muito comum empresas do varejo não realizarem a conciliação bancária. Nosso trabalho em campo já demonstrou que cerca de 80% das farmácias de pequeno porte não o fazem e acabam perdendo muito dinheiro por causa disso”, acrescenta Simões.
Mudança na antecipação de recebíveis
Durante a pandemia de Covid-19, o Banco Central determinou que as maquinetas não deveriam mais deter o monopólio sobre os recebíveis, que são as vendas parceladas antecipadas para cair na conta antes da data combinada. “O Conselho Monetário Nacional e a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) determinaram que todo o resumo de vendas feitas nas máquinas de cartão iria, a partir de então, para as registradoras. Com isso, as empresas que fazem vendas com cartão de crédito passaram a poder antecipar os recebíveis com outras instituições bancárias que estivessem oferecendo taxas mais atrativas”, explica.
Se você quiser entender como antecipar a taxas mais baixas, assista a este vídeo: https://youtu.be/sFXwQL-JcqM?si=7VNf1F6BdmR30KaK
