O processo administrativo é composto de três etapas: planejamento, execução e controle. Quando planejamos, tomamos decisões quanto ao futuro. Na execução, buscamos realizar as ações planejadas. Na etapa de controle, avaliamos se, com as ações realizadas, conseguimos alcançar as metas planejadas. As três etapas são integradas e interativas, pois avaliações realizadas na etapa de controle retroalimentam o planejamento ou levam a correções na execução das ações.
Também não existem rígidas fronteiras temporais entre elas, na medida em que, no nível operacional, decidir uma ação, realizá-la e verificar se deu certo podem ocorrer quase que concomitantemente. Mas, nos níveis estratégico e tático, elas ocorrem em momentos bem destacados no tempo. Planeja-se para um horizonte de tempo distante, um ou mais anos, quando o orçamento da empresa é elaborado. A execução costuma envolver várias fases, como quando um novo ponto comercial é instalado. O controle, por sua vez, se desdobra em estágios, acompanhando o cumprimento de metas parciais.
A administração financeira de uma empresa requer que, em sua etapa de planejamento, três tipos de decisões sejam tomadas: em que projetos investir, como financiar o investimento e como distribuir os resultados que se espera alcançar com a realização do investimento. Os critérios de decisão são diferentes para investir, financiar e distribuir resultados.
Ao selecionar os investimentos, deve-se escolher aqueles que ofereçam o maior retorno com o menor risco. Essa medida é dada pelo valor presente líquido do investimento. Por exemplo, para decidir o investimento numa nova loja, projeta-se o fluxo de caixa, que se espera seja gerado por ela ao longo dos próximos anos; desconta-se pela taxa de retorno anual que a empresa vem obtendo sobre seus ativos; e deduz-se o valor investido, obtendo-se o valor presente líquido do investimento. Se positivo, o investimento é aceitável. A taxa de retorno anual é obtida pela divisão do resultado operacional líquido de impostos pelo total dos ativos.
A seleção das fontes de financiamento implica escolher aquelas que ofereçam os menores custos. Obviamente, o custo do financiamento jamais pode ser maior que a taxa de retorno oferecida pelos ativos da empresa. Se a taxa de custo for maior do que a de retorno, a empresa perderá dinheiro. Além disso, o fluxo de pagamento do financiamento deve ser compatível com o fluxo de caixa do investimento, ou seja, um investimento de longo prazo nunca deve ser financiado com recursos de curto prazo.
Quanto à decisão de distribuir resultados, depende da política financeira de longo prazo da empresa. Melhor explicando, toda empresa deve manter um “colchão de liquidez”. O tamanho desse “colchão” depende do risco do negócio e da preferência dos sócios por financiar seus investimentos com mais ou menos recursos próprios. Quanto mais a empresa financia investimentos com recursos próprios, menor é a probabilidade de ela quebrar. A melhor forma de prover um fluxo contínuo de recursos próprios à empresa é reduzir a distribuição de resultados aos sócios.
Uma boa consultoria financeira poderá auxiliar o empresário não familiarizado com as técnicas financeiras a tomar melhores decisões de investimento, financiamento e distribuição dos resultados.
